Deskrh : le coffre-fort numérique sécurisé pour les RH
Découvrez deskrh, le coffre-fort numérique RH de Silae : archivage probant, bulletins dématérialisés et connexion simple pour vos salariés.
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DeskRH
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DeskRH est un coffre-fort RH probant et bien intégré à Silae, idéal pour dématérialiser la paie, mais limité hors de cet écosystème et sans fonctions SIRH complètes.
Les points positifs
- Intégration native avec Silae et workflow de paie
- Archivage probant et traçabilité des opérations
- Distribution électronique des bulletins et documents RH
- Connexion par compte dédié ou Microsoft SSO
- Réduction des impressions et envois postaux
Les points négatifs
- Automatisation complète réservée à l'écosystème Silae
- Ne remplace pas un SIRH complet
- Gestion des congés absente du cœur produit
- Dépôt manuel pour documents hors paie
- Périmètre exact variable selon abonnement
Concrètement, DeskRH s’adresse surtout aux entreprises et aux cabinets d’expertise comptable qui produisent déjà leur paie dans Silae, ainsi qu’aux structures publiques qui y accèdent via la centrale d’achat UGAP. L’outil sert à arrêter l’impression et l’envoi postal des bulletins, à garder une trace incontestable de ce qui a été distribué et à répondre plus vite aux demandes de duplicata. Son intérêt est très fort quand on travaille déjà dans l’écosystème Silae. En dehors, il faut le comparer aux autres coffres-forts RH du marché, car il n’est pas pensé comme un SIRH complet : il ne remplace ni un outil de gestion des congés, ni un portail RH à tout faire.
Qu’est-ce que DeskRH et à quoi sert ce coffre-fort numérique RH ?
Dans la documentation de Silae, DeskRH est présenté comme le coffre-fort électronique de l’employeur. Sa fonction première est double : conserver une copie probante des bulletins de paie envoyés aux salariés et organiser leur distribution électronique. On y range aussi d’autres pièces du dossier salarié, nominatives ou collectives, comme des notes de service ou des attestations.
Il faut bien distinguer deux espaces. Côté employeur, DeskRH est l’outil où l’on dépose, contrôle, valide et retrouve les documents. Côté salarié, la consultation passe par l’espace personnel prévu par la configuration retenue, notamment l’application mySilae dans l’écosystème de l’éditeur. Le salarié n’a donc pas besoin de manipuler l’interface employeur pour récupérer ses fiches de paie.
Certaines pages tierces décrivent DeskRH comme un portail qui gérerait aussi les congés ou les démarches administratives. Ce n’est pas le cœur du produit tel que Silae le documente : la gestion des absences et des demandes relève d’autres briques de l’éditeur ou d’un SIRH tiers. Avant de signer, demandez à votre prestataire de paie le périmètre exact inclus dans votre abonnement.
Les fonctionnalités de DeskRH, du dépôt à l’archivage probant
Dépôt automatique et validation du publipostage
Le workflow type suit le rythme de la paie. Une fois la paie clôturée dans Silae, les bulletins sont générés puis envoyés vers DeskRH sans ressaisie. L’employeur, ou le cabinet qui gère sa paie, contrôle ensuite le lot avant de valider le publipostage : c’est cette validation qui déclenche la mise à disposition des documents aux salariés concernés. Cette étape de contrôle évite de diffuser un bulletin erroné à toute une équipe, ce qui arrive plus facilement qu’on ne le croit lors d’un rappel de salaire ou d’une régularisation.
Quels documents RH déposer dans DeskRH
Le bulletin de paie reste le document roi, mais l’outil accepte d’autres types de fichiers. La fiche fournisseur publiée sur l’UGAP indique que l’on peut distribuer tout type de documents RH, nominatifs ou non, et constituer le dossier des agents. En pratique, on y trouve souvent :
- les bulletins de paie mensuels et les bulletins rectificatifs ;
- les contrats de travail, avenants et documents de fin de contrat ;
- les attestations diverses (employeur, mutuelle, prévoyance) ;
- les notes d’information collectives, règlement intérieur ou chartes ;
- les pièces utiles au dossier salarié, avec une indexation qui permet de les retrouver par nom, période ou type.
Le dépôt de documents non issus de la paie se fait généralement à la main, d’où l’intérêt de fixer une règle de nommage dès le départ.
Traçabilité, droits et logs d’activité
Un coffre-fort numérique RH n’a de valeur que si l’on peut prouver qui a déposé quoi, quand, et qui l’a consulté. DeskRH conserve un historique des opérations et repose sur une gestion des droits par utilisateur : un gestionnaire de paie n’a pas forcément accès aux mêmes établissements qu’un dirigeant. Ces logs d’activité servent en cas de litige (un salarié affirme ne jamais avoir reçu son bulletin) comme en cas d’audit interne ou de contrôle RGPD.
DeskRH et Silae : comment fonctionne l’intégration avec la paie
L’intégration avec Silae est la raison d’être principale de l’outil. Le paramétrage de la dématérialisation se fait dans le logiciel de paie, établissement par établissement : on y indique quels salariés reçoivent un bulletin électronique et lesquels restent au papier. À chaque clôture, les documents suivent automatiquement le bon circuit.
Le dépôt manuel reste possible. C’est le cas des bulletins produits par un autre logiciel (une entité rachetée qui garde son ancien outil, un historique à reprendre) ou de pièces ponctuelles. Sur la communauté Silae, des utilisateurs évoquent aussi Edoc, autre coffre-fort parfois employé pour ces dépôts, ce qui montre que les configurations varient d’un client à l’autre. Les erreurs de dépôt signalées sur ce forum concernent surtout le format des fichiers, leur taille ou l’espace disponible : un PDF par salarié, correctement nommé, limite la plupart des rejets.
DeskRH est-il réservé aux clients Silae ? La fiche UGAP affirme qu’il est compatible avec tous les logiciels de paie. Dans les faits, l’automatisation complète n’existe qu’avec Silae ; avec un autre outil, il faudra passer par des imports de fichiers, ce qui fonctionne mais demande plus de manipulations. C’est un critère décisif si votre paie n’est pas produite dans Silae.
Se connecter à DeskRH : compte dédié, compte Microsoft et activation
La page d’accueil de deskrh.fr propose deux options de connexion : un compte DeskRH dédié, ou un compte Microsoft via SSO (Single Sign-On). La seconde est pratique dans les entreprises équipées de Microsoft 365, puisque l’authentification et les règles de sécurité (double facteur, politique de mot de passe) sont alors gérées par l’annuaire de l’entreprise.
- Recevoir l’invitation : l’administrateur, souvent le cabinet comptable ou le service paie, crée l’accès et un e-mail d’activation est envoyé.
- Activer le compte : on suit le lien reçu, on définit son mot de passe ou on associe son compte Microsoft.
- Se connecter : sur deskrh.fr, on choisit l’option correspondant au compte activé, puis on retrouve les établissements auxquels on a accès.
- Vérifier ses droits : si un établissement ou un dossier manque, c’est en général un réglage de droits à corriger côté administrateur.
Les problèmes d’accès les plus courants sont simples à diagnostiquer : lien d’activation expiré, tentative de connexion avec la mauvaise méthode (compte Microsoft alors que le compte a été créé en mode dédié, ou l’inverse), mot de passe oublié. La procédure de récupération d’accès passe par la fonction de réinitialisation de la page de connexion ; si elle échoue, l’administrateur peut renvoyer une invitation. Le support Silae publie une FAQ DeskRH mise à jour régulièrement, à consulter avant d’ouvrir un ticket.
Point utile pour qui s’intéresse au référencement : quand on tape le nom de l’outil dans Google, la page de connexion arrive en tête, suivie de l’aide officielle et de vidéos de prise en main. C’est un cas d’école des requêtes de marque où la page de résultats mélange navigation et information, et l’éditeur y occupe déjà l’essentiel de l’espace.
Bulletin de paie dématérialisé : ce que DeskRH change pour la conformité
La dématérialisation du bulletin de paie est encadrée par le Code du travail (article L3243-2). Par défaut, l’employeur peut remettre le bulletin sous forme électronique, mais il doit en informer le salarié, et celui-ci garde le droit de s’y opposer et de recevoir un bulletin papier. Un coffre-fort comme DeskRH ne dispense pas de cette information préalable : il faut la tracer, par exemple dans le contrat ou par un courrier daté.
Les textes imposent aussi que le bulletin électronique reste accessible au salarié pendant 50 ans ou jusqu’à ses 75 ans. De son côté, l’employeur conserve un double des bulletins pendant cinq ans. C’est là que l’archivage à valeur probante prend tout son sens : il garantit l’intégrité du document dans le temps, ce qu’un simple dossier partagé ne fait pas. Pour les cas particuliers (salarié parti, entreprise liquidée), mieux vaut faire valider sa situation par un professionnel du droit social.
Côté RGPD, les bulletins contiennent des données sensibles : salaire, numéro de sécurité sociale, parfois arrêts maladie. Vérifiez dans le contrat la localisation de l’hébergement, la politique de chiffrement, la durée de conservation après résiliation et la possibilité d’exporter les documents. Ces points sont à inscrire au registre des traitements de l’entreprise.
Points forts et limites de DeskRH
| Points forts | Limites |
|---|---|
| Intégration native avec Silae : les bulletins arrivent sans ressaisie après la clôture de paie. | Intérêt nettement moindre si la paie est produite dans un autre logiciel, l’automatisation étant pensée pour Silae. |
| Archivage à valeur probante adapté aux obligations de conservation des bulletins. | Périmètre centré sur les documents : pas de gestion des congés ni de workflow RH complet. |
| Étape de validation du publipostage qui limite les envois erronés. | Tarifs non publics, dépendants du cabinet ou du contrat Silae. |
| Connexion par compte Microsoft (SSO) appréciable pour les entreprises sous Microsoft 365. | Configuration éclatée entre logiciel de paie, espace employeur et espace salarié, parfois déroutante au démarrage. |
| Historique des opérations et gestion fine des droits par établissement. | Documentation surtout destinée aux gestionnaires de paie, peu vulgarisée pour les petites structures. |
Alternatives à DeskRH et positionnement sur le marché des coffres-forts RH
DeskRH se place sur un segment précis : le coffre-fort employeur adossé à un logiciel de paie. Sa concurrence directe vient donc des solutions de dématérialisation intégrées à d’autres outils de paie ou de SIRH, et des coffres-forts indépendants.
- Les coffres-forts grand public côté salarié, comme Digiposte, où le salarié reçoit ses bulletins dans un espace personnel indépendant de son employeur, qu’il garde en changeant d’entreprise.
- Les modules de dématérialisation des SIRH (Lucca, PayFit, ADP et d’autres) qui combinent bulletins, congés, notes de frais et dossier salarié dans une même interface.
- Les plateformes spécialisées de gestion documentaire RH, comme PeopleDoc ou Primobox, plutôt utilisées par les structures de taille moyenne ou grande avec des besoins de signature et de workflows avancés.
Le choix se fait moins sur les fonctionnalités de base, assez proches d’un acteur à l’autre, que sur l’outil de paie déjà en place et sur le besoin d’aller au-delà du simple archivage. Une entreprise qui veut un portail RH complet regardera un SIRH ; une entreprise qui veut juste dématérialiser proprement sa paie Silae n’a guère de raison d’aller ailleurs.
Passer du papier à DeskRH : la mise en place pas à pas
La transition se prépare comme tout changement d’outil, avec un inventaire de l’existant et une communication claire. Les erreurs classiques ressemblent d’ailleurs à celles d’une refonte de site menée sans plan de migration : on bascule trop vite, on oublie l’historique, et les utilisateurs perdent leurs repères.
- Recenser les salariés, leurs adresses e-mail et ceux qui souhaitent garder le papier.
- Envoyer l’information préalable sur la dématérialisation et conserver la preuve de cet envoi.
- Définir qui administre DeskRH et quels droits reçoivent les autres utilisateurs.
- Tester un premier mois sur un établissement pilote, ou dans un environnement de test (sandbox) si le prestataire en propose un.
- Décider du sort des archives papier et de la reprise éventuelle de l’historique numérisé.
- Prévoir une courte notice pour les salariés : où trouver ses bulletins et à qui s’adresser en cas de souci.
Un point de contrôle après quelques mois, sur le modèle d’un audit qui repart des fondamentaux après une baisse, permet de repérer les salariés qui ne consultent jamais leur espace et les dépôts rejetés à répétition.
DeskRH est-il le bon choix pour votre structure ?
DeskRH est un bon choix pour une PME ou une collectivité dont la paie est produite dans Silae, directement ou par son cabinet comptable : la mise en route est rapide, l’archivage répond aux obligations légales et la charge de travail mensuelle baisse nettement. C’est aussi pertinent pour un cabinet qui gère de nombreux dossiers clients sous Silae et veut un circuit homogène. En revanche, il convient mal à une entreprise dont la paie tourne sur un autre logiciel et qui cherche un outil unique pour les congés, les entretiens et les documents : un SIRH intégré lui rendra plus de services. Les salariés très attachés au papier restent libres de le refuser, ce qui impose de maintenir un double circuit au moins pendant la transition.
DeskRH est-il payant pour les salariés ?
Non, la consultation des bulletins n’est pas facturée au salarié. Le coût est porté par l’employeur, souvent via son abonnement Silae ou la facture de son cabinet comptable. Les conditions tarifaires ne sont pas publiques et varient selon le contrat.
Que faire si un salarié ne reçoit pas son bulletin dans son espace ?
Vérifiez d’abord que le publipostage du mois a bien été validé côté employeur, puis que le salarié est paramétré en dématérialisation avec la bonne adresse e-mail. Si tout est correct, le journal des opérations de DeskRH permet de voir si le document a été déposé et à quelle date. En dernier recours, la FAQ et le support Silae prennent le relais.
Peut-on récupérer ses documents en quittant l’entreprise ?
Le salarié doit pouvoir accéder à ses bulletins électroniques sur la durée prévue par le Code du travail, y compris après son départ. Les modalités pratiques (maintien de l’accès, export, transfert vers un coffre personnel) dépendent de la configuration choisie par l’employeur. Il est prudent de télécharger ses documents avant de partir.
Un employeur peut-il exporter les archives s’il change de solution ?
La question doit être posée avant la signature : format d’export, délai, coût éventuel et durée de conservation après résiliation. Un export complet et lisible conditionne la continuité de la preuve en cas de changement de prestataire.
L’auteur
Consultante technique SEO
Indépendante, je teste moi-même ce que je recommande. Ma spécialité : crawl, indexation, performance web et migrations.
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