Comment être Multitâche ? 15 Astuces !

Presque tout le monde connait le terme "multitâche". De même, tout le monde, consciemment ou inconsciemment, exerce ses compétences multitâches à un moment donné. Mais quels sont les problèmes liés au multitasking ? Comment ne pas tomber dans le piège de vouloir effectuer beaucoup de tâches en même temps ?

Aujourd'hui, nous sommes tous confrontés à un afflux d'obligations, ainsi qu'à divers défis et distractions. Savoir effectuer plusieurs choses à la fois devient donc une compétence précieuse qui doit être maitrisée afin de maximiser sa productivité et sa réussite. 🙌

Dans cet article, nous allons faire un tour d'horizon de la définition du multitâche, pourquoi il ne faut pas le mettre sur un pied d'estale et je vous donnerai 15 conseils pour briller en la matière. Commençons sans plus attendre. 

Qu'est-ce que le multitâche ?

Pour la plupart des gens, le multitâche est le fait de jongler entre plusieurs tâches ou activités en même temps. Cette définition est toutefois techniquement erronée. Le cerveau humain ne peut pas se concentrer efficacement sur plus d'un élément ou d'une tâche à la fois. Par conséquent, lorsque quelqu'un fait du multitâche, il passe d'une tâche à l'autre si rapidement qu'il donne l'impression de travailler sur plusieurs choses simultanément. 

Indépendamment de la définition technique, la capacité d'une personne à être multitâche de manière efficace reste une compétence essentielle. Lors des entretiens d'embauche, il est assez fréquent de demander des "exemples de moments" où l'employé potentiel a fait preuve de force dans ce domaine. Le multitâche peut prendre de nombreuses formes, dont les suivantes :

• Gérer plusieurs travaux à la fois.

• Écouter un podcast tout en faisant de l'exercice.

• Préparer le diner tout en parlant au téléphone.

• Tenir une conversation tout en conduisant.

• Préparer plusieurs commandes à la fois.

• Répondre simultanément à des appels et à des e-mails.

• Signer pour une livraison tout en aidant un client.

• Servir des boissons et présenter un menu en tant que serveur. 📩

Il y a évidemment de nombreux exemples de situations multitâches. Nous allons surtout nous penchez sur l'aspect professionnel dans la suite de cet article.

L'inconvénient du Multitâche

L'affirmation selon laquelle l'utilisation de compétences multitâches au travail entraine une plus grande productivité a été remise en question à de nombreuses reprises et a souvent été qualifiée de mythe. Bien que cela puisse être le cas dans certains cas, si vous n'utilisez pas vos compétences multitâches de manière efficace, il existe de nombreux inconvénients possibles. 🧐 En voici quelques-uns :

• Concentration divisée : si vous travaillez sur plus d'une tâche, le cerveau sera incapable de consacrer toute son attention à l'une d'entre elles. Il en résultera inévitablement des erreurs, mais aussi des remaniements ou un allongement du temps nécessaire à l'accomplissement d'une seule tâche.

• Attention partielle : comme dans le cas du fractionnement de l'attention, le fait d'essayer d'accomplir plus d'une tâche à la fois peut vous amener à survoler les informations qui vous parviennent.

• Ne pas établir de priorités : l'une des compétences multitâches les plus importantes est la capacité à établir des priorités entre les tâches, ce qui est essentiel pour rester productif. Si vous n'établissez pas de priorités, vous n'avez pas une idée claire de ce que vous essayez de faire et vous ne serez probablement pas en mesure d'accomplir efficacement plusieurs tâches dans le même laps de temps.

• Épuisement : essayer d'accomplir trop de tâches à la fois peut en fait diminuer vos capacités cognitives. Si vous en faites trop, vous risquez de vous épuiser, ce qui se traduit par une diminution de la qualité de toutes les tâches que vous tentez d'accomplir et, finalement, par un épuisement physique et/ou mental. 🧠

Si le multitâche présente des inconvénients potentiels, la plupart d'entre eux découlent d'une utilisation inefficace de vos compétences en la matière. Cela signifie que plus vous réussirez à gérer ces compétences, moins vous aurez de chances de rencontrer des problèmes éventuels.

Comment être multitâche ?

Si le multitâche au travail n'est pas nécessairement idéal, il est parfois nécessaire dans le monde d'aujourd'hui. C'est pourquoi la maitrise de compétences multitâches efficaces est une compétence essentielle à pratiquer. Il n'y a que 24 heures dans une journée, il vous faut les utiliser à bon escient. 🎯

Et si le multitâche ne doit pas être une habitude, lorsque vous êtes soumis à une échéance, une bonne technique peut faire de vous une star et décupler votre productivité.

C'est pourquoi j'ai créé une liste de 15 conseils qui vous apprend comment devenir multitâches et gagner du temps. C'est parti !

1) Planifiez à l'avance

La planification à l'avance est un excellent moyen de gérer votre charge de travail et de fixer des objectifs réalistes. Nous sommes tous coupables de repousser les choses à faire pour finalement s'en occuper à la dernière minute, mais avec l'aide d'une simple to-do list préparée à l'avance, vous pouvez améliorer la gestion de votre temps et vos compétences en matière d'organisation.

Un bon point de départ consiste à établir un plan hebdomadaire avec des objectifs micro et macro, puis à créer un programme quotidien qui vous permettra d'atteindre vos objectifs. 🤓

2) Utiliser des outils

Si vous avez besoin d'une aide supplémentaire, il existe de nombreux outils en ligne pour vous aider à rester sur la bonne voie. Non seulement ils vous aideront à organiser votre charge de travail, mais vous pourrez également accéder à votre agenda et vos to-do lists, où que vous soyez.

Une bonne application à essayer est Trello, une plateforme en ligne gratuite ayant des plans individuels ou part équipe vous permettant de gérer des projets et d'organiser des tâches en un seul endroit !

3) Classez vos tâches par ordre de priorité

Avant de vous mettre en route, prenez le temps de hiérarchiser vos tâches et de planifier en conséquence. Peut-être y a-t-il une tâche urgente en attente qui requiert votre attention, ou un collègue attend-il que vous ayez terminé un rapport avant de faire ses propres travaux.

Dans un cas comme dans l'autre, il est crucial de savoir par où commencer et où diriger votre attention afin de savoir comment établir efficacement des priorités. Connaitre où placer votre énergie en premier est un excellent moyen d'améliorer vos capacités multitâches en termes de travail. ✍️

4) Filtrez les tâches inutiles

Avant de commencer, passez en revue votre liste de tâches et supprimez celles qui sont inutiles. Qu'est-ce qui peut être délégué à quelqu'un d'autre ? Qu'est-il préférable de laisser pour un autre jour ? Avez-vous écrit quelque chose deux fois ?

En maintenant une liste concise et cohérente, vous vous évitez de vous sentir submergé et vous avez la possibilité de vous concentrer uniquement sur les tâches importantes et urgentes.

5) Combinez les tâches connexes

Si vous passez souvent d'une tâche à l'autre, vous constaterez une baisse de votre productivité, de votre énergie et de votre concentration. Cela est dû au fait que le passage fréquent d'une tâche à l'autre peut être éprouvant pour le cerveau.

Essayez plutôt de regrouper les tâches connexes et de travailler sur elles simultanément. Cela vous évitera de ralentir votre progression et rendra votre multitâche plus efficace. C'est une autre raison pour laquelle il est essentiel de planifier à l'avance. Regardez d'abord vos objectifs et organisez votre emploi du temps en combinant toutes les tâches connexes. 🗒

6) Créez un espace de travail

Un environnement de travail confortable peut améliorer considérablement votre façon de travailler et favoriser votre productivité. Éviter le désordre et l'encombrement en adaptant l'espace à vos besoins peut vous permettre d'être plus productif et de faire plusieurs tâches à la fois.

Le fait d'avoir un endroit désigné pour votre travail permet non seulement de limiter les distractions, mais aussi de supprimer toute interruption qui pourrait perturber votre flux de travail.

7) Gérez les distractions

Même si vous faites de votre mieux pour éliminer les distractions potentielles, certaines sont inévitables. Si vous avez tendance à remettre à plus tard ou à perdre votre concentration au travail, essayez de nettoyer votre espace de travail et de supprimer les stimuli qui pourraient vous distraire.

Bien que les distractions sur le lieu de travail soient parfois hors de votre contrôle, faites de votre mieux pour gérer votre environnement. Vous pouvez également envisager d'investir dans une paire d'écouteurs anti-bruit ou un bloqueur d'applications pour vous tenir à l'écart des réseaux sociaux pendant les heures prévues. ⏰

8) Trouvez du plaisir dans ce que vous faites

Ce n'est un secret pour personne : la productivité augmente lorsque l'on aime ce que l'on fait. Selon des recherches menées par l'université de Warwick, le bonheur rend les gens 26% plus productifs. Tout ce que vous pouvez faire pour rendre vos tâches plus agréables vaut donc la peine d'être fait.

Si vous n'arrivez pas à trouver un moyen de rendre le travail lui-même plus amusant, le fait de vous récompenser chaque fois que vous terminez une tâche est un autre excellent moyen de créer une expérience plus positive pour vous-même alors que vous jonglez avec différentes missions.

9) Privilégiez la qualité à la quantité

Selon l'USC, le multitâche affecte l'efficacité de votre cerveau, ce qui entraine plus d'erreurs et moins d'informations retenues. N'oubliez donc pas que le multitâche peut nuire à la qualité de votre travail s'il n'est pas fait avec prudence.

Veillez donc à ce que les tâches que vous choisissez de réaliser en multitâche soient accomplies avec attention, afin que la qualité ne souffre pas de la quantité de travail effectuée. Cela signifie que vous devrez peut-être consacrer plus de temps au multitâche pour éviter de bâcler vos travaux. Ce qui m'amène au point suivant... 👇

10) Prévoyez du temps supplémentaire pour chaque tâche

Les retards arrivent, et parfois ils sont complètement hors de notre contrôle. Qu'une tâche prenne plus de temps que prévu, que vous attendiez quelque chose d'un autre collègue ou que votre niveau de productivité ait baissé, il est crucial de prévoir du temps supplémentaire pour vos tâches.

En vous préparant à l'inattendu, vous éviterez les sprints de dernière minute pour terminer vos travaux, ce qui se traduit souvent par un travail de mauvaise qualité. Et si tout se passe comme prévu, vous aurez du temps supplémentaire pour revoir votre travail ou vous récompenser !

11) Faites des pauses

N'oubliez pas que le multitâche ne signifie pas que vous devez être occupé en permanence. Si vous avez bien planifié votre emploi du temps, vous devriez avoir le temps de vous reposer.

Sans repos, vous risquez de vous épuiser et, par conséquent, de produire un travail de moindre qualité. Levez-vous, promenez-vous, faites-vous une tasse de café... Même si vous faites une pause de 10 minutes après une session de travail, vous pouvez stimuler votre flux de productivité. 📈

12) Examinez votre progression

Faire le point sur vos progrès et rayer les tâches accomplies est un excellent moyen de rester motivé. Surtout si votre liste est longue ! Si vous travaillez sur un projet plus important avec un calendrier précis, cela peut également vous aider à déterminer si vous êtes sur la bonne voie et si vous pouvez atteindre vos objectifs dans le délai imparti. Si vous êtes en retard, il est peut-être temps de modifier vos priorités pour gérer les attentes de vos partenaires.

13) Pratiquez !

Le multitâche devient plus facile avec la pratique. Si vous voulez étendre vos capacités, c'est comme tout, il vous fait le pratiquer encore et encore. Je vous conseille vivement d'intégrer le multitâche dans votre routine quotidienne. Par exemple, vous pouvez combiner des tâches physiques, comme le repassage, avec des tâches auditives, comme l'écoute d'un podcast. 🎙

14) Soyez gentil avec vous-même

Il y a un temps et un lieu pour le multitâche. Bien qu'il puisse s'agir d'un outil très efficace pour augmenter vos niveaux de productivité, le surmenage peut rapidement conduire à l'épuisement. N'oubliez pas de faire le point avec vous-même et d'être à votre écoute.

Si vous vous sentez dépassé, c'est peut-être une bonne indication pour réévaluer vos tâches et votre charge de travail. En buvant beaucoup d'eau, en mangeant bien et en dormant suffisamment, vous resterez en bonne santé et votre cerveau restera vif.

15) Comprenez ce qui fonctionne pour vous

Plus vous pratiquerez le multitâche, mieux vous comprendrez ce qui fonctionne pour vous. Peut-être avez-vous besoin d'écouter de la musique, ou préférez-vous le silence total. Vous êtes peut-être plus productif le soir, ou vous ne pouvez vous concentrer que le matin.

Il n'existe pas de méthode unique pour faire du multitâche, car chaque personne est différente. En sachant dans quelles circonstances vous travaillez le mieux, vous serez en mesure d'affiner votre processus et de devenir un expert du multitâche.

Passez au niveau supérieur !

Nous venons de voir ensemble ce qu'est le multitâche. Comment l'appréhender, ce qui est bon et moins bon dans le fait de faire plusieurs choses à la fois, ainsi que 15 techniques pour faire de votre productivité un atout à vos travaux quotidiens. Vous savez maintenant comment maitriser le multitasking ! 😎

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