Comment Gérer son Temps ? 20 Techniques Ultimes

Comment Gérer son Temps ? 20 Techniques Ultimes

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Vous avez des difficultés à gérer votre temps ? Vous êtes occupé toute la journée et vous n'arrivez pas à faire autant de choses que vous le souhaiteriez ? Vous passez vos nuits et vos week-ends à essayer de rattraper le travail que vous auriez dû faire pendant la semaine ? Votre emploi du temps est toujours surchargé et vous semblez manquer de temps ?

Vous n'êtes pas seul. Peu importe ce qui se passe dans votre vie, le temps s'écoule inexorablement. Pour certaines personnes, le manque de temps n'est qu'un problème passager. Il peut être dû à une surcharge de travail temporaire ou à une situation personnelle délicate à un moment précis.

D'autres ont des difficultés permanentes à faire les choses à temps. Ils ont tendance à avoir un nombre incalculable de projets inachevés qui se disputent leur attention, passent une grande partie de leur journée à éteindre des feux et il semble que la montre soit leur pire ennemi.

Que vous soyez dans la première ou la deuxième situation, la gestion du temps est une compétence que vous pouvez facilement maitriser. La plan de gestion qui vous allez découvrir améliorera vos compétences en la matière, vous aidera à identifier et à éliminer les pertes de temps et à accomplir plus de choses chaque jour. Commençons sans plus attendre avec les trois principes clés de la gestion du temps pour reprendre le contrôle de vos journées.

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Les 3 principes de la Gestion du Temps

Il n'existe pas de système infaillible de gestion du temps ou de stratégies qui fonctionnent pour tout le monde. La gestion du temps est une affaire personnelle. Chacun d'entre nous a une personnalité différente, des attentes différentes et une interprétation différente de la réussite.

Il existe cependant une poignée de principes qui s'appliquent à tous. Mémorisez et travaillez ces trois principes et vous serez à même de contrôler votre temps et de réduire votre stress. Voici les 3 clés :

  1. Vous ne pouvez pas "gérer" le temps. La seule chose que vous pouvez gérer est la façon dont vous utilisez le temps qui est à votre disposition dans une journée. L'ennemi n'est pas l'horloge, mais vous-même.
  2. Le succès (ou l'échec) de toute stratégie de gestion du temps que vous essayez sera déterminé par votre motivation personnelle à réussir. Plus vous comprendrez pourquoi l'utilisation efficace de votre temps est importante pour vous, votre famille et votre avenir, plus vous serez à même de le faire.
  3. Vous ne serez jamais capable de faire tout ce que toutes les personnes avec lesquelles vous interagissez veulent que vous fassiez. Les personnes qui parviennent à gérer leur temps le font en hiérarchisant leurs activités et en accordant la priorité aux activités les plus importantes pour atteindre leurs objectifs professionnels et personnels.

Si vous voulez vraiment améliorer vos compétences en matière de gestion du temps, mémorisez ces trois principes. Écrivez-les sur des notes et travaillez chacun des points en les découpant et en vous posant les bonnes questions : Comment éviter ça ? Comment prioriser mes actions ? Comment créer un emploi du temps parfait ?

Mais avant de vous dévoiler mes techniques ultimes pour bien gérer votre temps, je vous invite à consulter ma chaine YouTube. J'y partage des conseils en développement personnel et vous montre comment monter un business en ligne qui rapporte !

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20 Techniques de Gestion du Temps

Une fois que vous avez compris ces principes de gestion du temps, la maitrise de votre emploi du temps se résume à 5 étapes de base. Découvrons-les une par une :

1) Notez vos objectifs

Considérez les objectifs comme les choses que vous allez accomplir. Vous aurez à la fois des objectifs à court terme et des objectifs à long terme. Vous aurez également des objectifs personnels et familiaux, ainsi que des objectifs professionnels.

La clé de la gestion du temps consiste à connaitre vos objectifs, à les classer par ordre de priorité et à vous concentrer sur les tâches et les activités qui vous aident à atteindre ces objectifs. Il vous faut donc coucher votre plan sur papier pour chacun d'eux, et créer un plan d'action concret ayant des étapes. Découper vos objectifs en petites étapes est une clé magique pour réussir à entreprendre les choses.

2) Déterminez la valeur de votre temps

Prenez quelques minutes pour calculer la valeur de votre temps. Utilisez vos revenus comme point de départ. Lorsque vous comprenez la valeur de votre temps, vous pouvez attribuer une valeur monétaire au temps que vous perdez. Savoir combien vous coûte une tâche, même brève, vous aidera à vous motiver pour mieux gérer votre temps et atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés.

Lorsque vous aurez calculé votre temps, notez le coût de votre temps pour une tâche de cinq, de quinze minutes et d'une demi-heure sur une note. Le fait de vous concentrer sur la valeur de votre temps vous aidera à l'utiliser plus judicieusement. Consultez cet article pour en savoir plus sur la valeur du temps.

Je vous donne un exemple, est-il judicieux pour vous de faire le ménage si vous gagnez 40€ en travaillant une heure et que vous pouvez payer une personne 10€ de l'heure pour le faire à votre place ? Aucunement... Et cela s'applique à tous les domaines de la vie. À vous de faire le tri dans ce que vous devriez faire et ce que vous devriez déléguer.

3) Tenez un emploi du temps

Vous ne pouvez pas réparer quelque chose qui est cassé avant d'avoir déterminé ce qui est cassé. Les médecins utilisent des analyses de sang, des radiographies et d'autres études diagnostiques pour identifier les points faibles et déterminer comment traiter leurs patients. Vous devez faire la même chose, mais vous serez votre propre "patient" et l'outil de diagnostic que vous utiliserez pour déterminer ce qui doit être fait est un emploi du temps.

Créez un "journal du temps" qui vous est propre et imprimez-en une copie pour chaque jour de la semaine. Vous pouvez également utiliser un logiciel de gestion du temps si vous préférez les versions numériques.

Pour avoir une idée précise de la façon dont vous allez effectuer chaque tâche, notez l'heure à laquelle vous commencez chaque activité et l'heure à laquelle vous devez arrêter chaque activité pour être efficace. Le fait de le noter est parfait pour vous dire "j'ai X temps pour faire cette tâche" et donc vous y mettre à 100%. Notez aussi vos pauses, moments de détentes ou changement d'activité afin de ne rien oublier.

4) Analysez votre emploi du temps

Tenir une feuille de route pour votre organisation et planifier vos projets est une excellente chose. Mais revenir dessus afin de comprendre ce qui fonctionne pour vous, ce que ne fonctionne pas et identifier les choses pour vous améliorer, c'est beaucoup mieux !

créer un emploi du temps

À la fin de chacune de vos journées, de vos semaines ou de vos mois, vous devez prendre du recul et voir les changements que vous devez appliquer pour être encore plus efficace et bien gérer votre temps. Déterminez qu'elles étaient les actions inutiles ou sans importance et prenez-les en compte dans vos emplois du temps à venir.

Par exemple, combien de fois avez-vous consulté vos e-mails ou vos réseaux sociaux alors que vous étiez censé faire autre chose ? Pour vous aider à repérer les sources de distraction et les activités inutiles, notez-les ! Et revenez dessus plus tard pour trouver un moyen de les contourner.

Notez combien de fois ces activités se sont produites. Combien de temps ont-elles pris ? Combien ce temps vous a-t-il coûté ? Les activités les plus fréquentes et les moins importantes sont les principales sources de perte de temps dans votre journée.

5) Éliminer les pertes de temps

Pour mieux gérer votre temps, dressez une liste des activités qui vous font perdre le plus de temps, puis prévoyez de les éliminer ou de réduire considérablement le temps que vous y consacrez. Le meilleur moyen d'agir sur ces activités qui vous font perdre du temps est de noter la cause du problème et les étapes à suivre pour le résoudre.

Au fur et à mesure que vous vous préparez à vous attaquer à chaque problème, dressez la liste de ce qui doit être fait. Si le problème qui vous fait perdre le plus de temps semble trop complexe pour être résolu, commencez par des problèmes plus petits. Lorsque vous aurez réussi à résoudre les petits problèmes, passez à des problèmes plus importants.

perte de temps

6) Créez une liste de tâches quotidiennes

Commencez chaque journée par une liste des tâches que vous souhaitez accomplir. Une fois au travail, écrivez votre liste de tâches et classez-les par ordre de priorité. Lorsque vous terminez ces tâches, cochez-les sur la liste. Appréciez le sentiment d'accomplissement que vous ressentez à chaque fois que vous cochez une case, et continuez sur votre lancée !

7) Classez vos tâches par ordre de priorité

Dresser une liste de tâches est une chose. Mais il faut aussi savoir comment les hiérarchiser. Priorisez d'abord les tâches les plus importantes. Il peut s'agir de tâches qui doivent être accomplies plus tôt ou qui prennent plus de temps. Si une tâche vous semble trop importante, divisez-la en plusieurs petites tâches pour la rendre plus réaliste.

Ensuite, vous pouvez organiser vos tâches en fonction de leur importance, de la date d'échéance ou autre.

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8) Faites les choses les plus importantes le matin

Une fois que vous avez créé votre liste, plongez dans votre tâche la plus importante. Plus tôt vous commencerez à y travailler, plus vite vous pourrez la cocher. Si vous avez une tâche importante qui pourrait vous prendre toute la journée, décomposez-la en petites tâches. En accomplissant ces petites tâches, vous vous sentirez plus accompli au fil de la journée.

Le début de votre journée est le moment où vous êtes le plus apte à travailler et vous concentrer. Gardez donc ce moment pour effectuer les travaux qui vous apporteront le plus de valeur.

9) Évitez le multitâche

De nombreuses études ont montré que le multitâche surcharge le cerveau. Au lieu d'en faire plus d'un coup, le multitâche peut avoir l'effet inverse. Les personnes multitâches sont plus sujettes aux erreurs, prennent plus de temps pour terminer leurs projets et se concentrent moins.

Le cerveau ne peut se concentrer que sur une ou deux choses à la fois. Passer d'une tâche à l'autre ne fait que désorienter le cerveau, alors évitez de le faire si vous le pouvez.

multitaches

10) Utilisez des applications de gestion du temps

Les applications et outils de gestion du temps peuvent vous aider à surveiller ou à organiser votre travail et vos occupations. Des applications comme Freedom peuvent vous aider à bloquer les sites qui pourraient vous distraire.

Quant aux outils de gestion de projet comme Asana, Airtable et Trello, ils peuvent vous aider à organiser, hiérarchiser et visualiser vos tâches. Vous pouvez même synchroniser ces applications pour améliorer la visibilité des tâches et suivre le temps consacré aux projets.

11) Effectuez des audits de votre temps

Si vous voulez améliorer vos compétences en matière de gestion du temps, la meilleure façon de le faire est d'effectuer des audits de votre temps. Chaque semaine, notez le temps que vous espérez passer sur un projet. Au fur et à mesure que vous effectuez des travaux, notez votre temps jusqu'à ce que vous les ayez terminés.

À la fin de la semaine, vous disposerez d'un registre dans lequel vous pourrez comparer le temps réellement passé et le temps estimé. Utilisez ces données pour ajuster vos plans d'action futur. Continuez à examiner vos résultats d'une semaine à l'autre pour voir les tendances et les améliorations.

organiser son travail

12) N'attendez pas l'inspiration pour commencer à travailler

Il peut être difficile de travailler lorsque vous n'êtes pas inspiré ou motivé. Cependant, l'inspiration ne peut venir qu'avec l'action. Et si vous n'êtes pas inspiré ou motivé, vous devez parfois simplement commencer à faire le travail. Commencez dès maintenant. L'inspiration et la motivation suivront.

13) Planifiez vos pauses

Les pauses sont essentielles pour nous aider à nous concentrer. Le cerveau fonctionne mieux lorsqu'il oscille entre des moments de concentration intense et de déconcentration. En ajoutant des pauses à votre emploi du temps, vous pouvez être sûr de vous déconcentrer au moment optimal. Profitez de vos pauses pour boire un verre d'eau, prendre une collation, discuter avec vos collègues ou faire une promenade. Votre cerveau vous sera reconnaissant de cette pause.

14) Soyez organisé

Garder un espace physique et numérique organisé peut vous aider à éviter les distractions. L'organisation vous évitera également de vous démener pour retrouver d'anciens e-mails, des notes ou un stylo dans le désordre.

Lorsqu'il s'agit d'organiser vos e-mails, utilisez des dossiers ou des étiquettes pour regrouper les e-mails de projets. Pour votre bureau ou votre espace physique, gardez un minimum d'objets sur votre bureau. L'organisation et l'efficacité vont de pair.

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15) Utilisez un calendrier

Utilisez un calendrier pour suivre les projets, les dates d'échéance et ce que vous espérez accomplir pendant la semaine. Si vous utilisez un calendrier numérique, vous pouvez créer des rappels, des horaires, des blocs de temps et des évènements récurrents. Vous pouvez également partager votre calendrier avec votre équipe afin qu'elle sache quand vous êtes disponible.

16) Passez à autre chose lorsque vous êtes bloqué

Vous avez du mal à trouver les bons mots, vous êtes bloqué sur une tâche ? Vous sentez que vous tournez en rond ? Passez à une tâche plus facile si vous le pouvez, ou faites tout autre chose.

Bien souvent, lorsque l'on bloque sur quelque chose, c'est que l'on se concentre sur un point alors que notre problème est ailleurs. Et parfois, quelque chose sur lequel on butte durant plusieurs heures peut se régler en quelques minutes si on revient dessus "frais", qu'on l'on a pris une pause. Prenez du recul lorsque vous êtes en difficulté.

citation prendre du recul

17) Traitez vos mails une fois par jour

Au lieu de répondre immédiatement à chaque e-mail, consacrez une partie de votre journée à répondre à tous les e-mails en même temps. Certaines personnes préfèrent répondre à tous leurs e-mails le matin. D'autres préfèrent vérifier leurs e-mails pendant qu'elles déjeunent.

Quelle que soit votre préférence, le fait de désactiver les notifications d'e-mails et de ne consulter votre boite de réception qu'une seule fois peut vous faire gagner beaucoup de temps au travail.

18) Apprenez à dire non

Apprendre à dire non peut vous aider à éviter une charge de travail trop importante ou des demandes de dernière minute. Sans ces limites, vous pouvez être plus enclin à l'épuisement et à une mauvaise gestion du temps.

Cela ne veut pas dire tout refuser et rester dans votre bulle. C'est simplement le fait de dire "je suis trop occupé, et je préfère faire les choses correctement". Vous serez donc plus enclin à bien faire les choses et à vous concentrer sur l'essentiel.

apprendre a dire non

19) Créez une balance de vie privée et de vie pro

Le temps que vous passez hors du bureau peut influencer votre façon de travailler. C'est pourquoi l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée est très important.

Si vous avez du mal à gérer votre temps, il se peut que le stress lié à d'autres aspects de votre vie affecte votre capacité à travailler. Améliorer l'équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie privée peut signifier dormir davantage et faire plus d'exercice, trouver un passe temps ou accorder plus de temps à votre famille. Pensez-y !

20) Éliminez les mauvaises habitudes

Les psychologues affirment que l'apprentissage d'une nouvelle habitude peut prendre entre 21 et 66 jours. Désapprendre des habitudes peut prendre tout autant de temps. Les mauvaises habitudes peuvent être de consulter les réseaux sociaux ou répondre à des messages ou des appels personnels au travail.

Ces habitudes peuvent vous empêcher de gérer votre temps correctement. Essayez d'identifier vos mauvaises habitudes et efforcez-vous de les éviter ou de les désapprendre. Créez un programme strict, respectez-le, et ces habitudes pourraient disparaitre avant même que vous ne vous en rendiez compte. 

avoir de bonnes habitudes

Solutions simples pour Gérer son Temps

Apprendre à gérer efficacement son temps est une chose qui nécessite une prise de conscience et de la pratique. Les vieilles habitudes qui font perdre du temps sont souvent très difficiles à éliminer. Mais si vous êtes dans le pétrin et que vous avez besoin de mener à bien un projet ou d'avoir plus de temps dans votre journée, essayez mes 16 solutions rapides pour gérer votre temps.

  1. Dressez une liste de vos objectifs et affichez-les à un endroit où vous les verrez fréquemment.
  2. Réservez quelques minutes à la fin de chaque journée pour planifier, lister et programmer les activités du lendemain.
  3. Attribuez des priorités à chacune de ces tâches et accordez suffisamment de temps aux éléments les plus prioritaires pour pouvoir les réaliser.
  4. Planifiez les tâches les plus prioritaires et/ou les plus difficiles au moment de la journée où vous serez le plus productif.
  5. Divisez les tâches ou les projets importants en sections faciles à gérer.
  6. Planifiez les tâches ou les projets les plus faciles aux moments où vous êtes le moins productif.
  7. Fixez des dates limites pour l'achèvement de chaque tâche ou partie de tâche.
  8. Éliminez les distractions pendant vos heures de travail les plus productives.
  9. Réduisez le temps que vous passez sur les réseaux sociaux.
  10. Terminez une tâche avant d'en commencer une autre.
  11. Déléguez le travail facile ou les tâches quotidiennes.
  12. Sous-traitez les travaux complexes à des gens compétents dans le domaine en question.
  13. Si vous êtes du matin, attendez l'après-midi pour lire vos e-mails. Profitez de la matinée pour vous attaquer aux priorités. Si vous attendez un courriel important, recherchez dans votre courriel le message que vous attendez et n'ouvrez que cet e-mail.
  14. Désactivez toutes les notifications vous indiquant qu'il y a de nouveaux messages dans votre boite mail afin de ne pas être tenté d'y "jeter un coup d'œil".
  15. Désactivez les notifications sur votre smartphone pour ne pas être tenté de regarder constamment vos SMS ou les notifications des réseaux sociaux.
  16. Prévoyez un moment précis de la journée pour répondre aux appels téléphoniques. Vous serez ainsi moins tenté de discuter avec vos interlocuteurs de sujets non urgents.

En mettant en place chacune de ces étapes, je suis certain que vous serez à nouveau ami avec votre montre ! Découvrons maintenant les choses qui vous font perdre du temps au quotidien et comment les éliminer.

gerer son temps au travail

Les activités qui vous font Perdre du Temps

J'ai listé pour vous, 15 activités qui détruisent votre productivité, et qui, de manière cumulée, vous empêche de bien gérer votre temps et donc d'accomplir vos objectifs.

  1. Lire les e-mails trop souvent dans la journée.
  2. Remettre à plus tard des tâches que vous n'avez pas envie de faire.
  3. Regarder trop souvent vos réseaux sociaux pendant la journée.
  4. Regarder des vidéos Youtube sur un coup de tête.
  5. Surfer sur le web de manière aléatoire.
  6. Accepter trop de tâches en même temps.
  7. Faire plusieurs tâches à la fois.
  8. Réfléchir trop longtemps à des choses sans importance.
  9. Faire vous-même des tâches qui pourraient être déléguées.
  10. Ne pas prendre de mesures pour limiter les interruptions.
  11. Ne pas déterminer vos buts et vos objectifs.
  12. Ne pas établir de plan d'action quotidien.
  13. Ne pas déterminer vos priorités.
  14. Trop d'activités personnelles pendant les heures de travail.
  15. Ne pas terminer une chose avant d'en commencer une autre.

Si vous travaillez à réduire chacune de ces activités -ou mieux à les supprimer-, je vous garantis que vous allez gagner des heures sur une semaine. Et ne tombez pas dans le panneau "ce n'est pas mon cas". Prenez bien le temps de prendre du recul et d'être honnête avec vous-même !

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